Microsoft Word का इस्तेमाल आज लगभग हर जगह किया जाता है।
चाहे स्कूल-कॉलेज का प्रोजेक्ट बनाना हो, ऑफिस की रिपोर्ट तैयार करनी हो या कोई जरूरी डॉक्यूमेंट लिखना हो, MS Word हमारे बहुत काम आता है।
लेकिन क्या आप जानते हैं कि Microsoft Word में कुछ ऐसे Hidden Settings और Features मौजूद हैं, जिनके बारे में ज्यादातर यूजर्स को जानकारी नहीं होती?
इन फीचर्स की मदद से आप कम समय में बेहतर डॉक्यूमेंट तैयार कर सकते हैं।
आज इस लेख में हम Microsoft Word के ऐसे ही 15 उपयोगी Hidden Settings और Features के बारे में जानेंगे, जो आपकी Productivity बढ़ाने में मदद करेंगे।
Microsoft Word के 15 Hidden Settings और Features
AutoSave Feature
AutoSave एक उपयोगी फीचर है, जो आपके डॉक्यूमेंट में किए गए बदलावों को अपने आप सेव करता है।
इससे अचानक कंप्यूटर बंद होने या बिजली जाने की स्थिति में काम खोने का खतरा कम होता है।
इसका इस्तेमाल करने के लिए डॉक्यूमेंट को OneDrive या SharePoint पर सेव करें और AutoSave को On रखें। यह सुविधा Microsoft 365 में उपलब्ध है।
AutoCorrect Settings
कई बार टाइपिंग करते समय छोटी-छोटी गलतियां हो जाती हैं।
Microsoft Word का AutoCorrect फीचर ऐसी गलतियों को अपने आप ठीक कर सकता है।
आप अपनी जरूरत के अनुसार इसमें नए शब्द और उनके शॉर्टकट भी जोड़ सकते हैं।
कैसे इस्तेमाल करें:
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File पर क्लिक करें।
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Options में जाएं।
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Proofing पर क्लिक करें।
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AutoCorrect Options खोलें।
Navigation Pane
अगर आपका डॉक्यूमेंट बहुत बड़ा है और आपको किसी खास Heading या शब्द को ढूंढना है, तो Navigation Pane काफी उपयोगी है।
इसकी मदद से आप पूरे डॉक्यूमेंट में आसानी से Search कर सकते हैं और एक Heading से दूसरी Heading पर जा सकते हैं।
Shortcut: Ctrl + F
Format Painter
किसी टेक्स्ट की Formatting को बार-बार सेट करने की जरूरत नहीं है।
Format Painter की मदद से आप एक जगह की Formatting को कॉपी करके दूसरी जगह लगा सकते हैं।
इससे Font, Color, Size और अन्य Formatting को दोबारा सेट करने का समय बचता है।
Read Aloud Feature
अगर आप लंबे डॉक्यूमेंट को पढ़ने के बजाय सुनना चाहते हैं, तो Read Aloud फीचर आपके लिए उपयोगी है।
यह फीचर आपके डॉक्यूमेंट के टेक्स्ट को आवाज में पढ़कर सुनाता है। इससे आप अपनी Writing की गलतियां भी आसानी से पहचान सकते हैं।
कैसे इस्तेमाल करें: Review या View टैब में Read Aloud विकल्प देखें।
Dictate Feature
क्या आप बिना टाइप किए डॉक्यूमेंट बनाना चाहते हैं? Microsoft Word में Dictate फीचर की मदद से आप बोलकर टेक्स्ट लिख सकते हैं।
यह फीचर खासतौर पर लंबे आर्टिकल, नोट्स और डॉक्यूमेंट तैयार करने में समय बचाता है।
कैसे इस्तेमाल करें: Home टैब में Dictate विकल्प पर क्लिक करें और बोलना शुरू करें।
इसके लिए माइक्रोफोन और इंटरनेट की जरूरत हो सकती है।
Focus Mode
डॉक्यूमेंट लिखते समय कई बार स्क्रीन पर मौजूद Ribbon और अन्य विकल्प ध्यान भटकाते हैं।
Focus Mode की मदद से आप गैर-जरूरी इंटरफेस को कम करके अपने लिखने के काम पर ध्यान दे सकते हैं।
कैसे इस्तेमाल करें: View टैब में Focus विकल्प चुनें।
Quick Parts Feature
अगर आप डॉक्यूमेंट में बार-बार एक ही टेक्स्ट, कंपनी का नाम, पता या कोई अन्य जानकारी लिखते हैं, तो Quick Parts आपके लिए काफी उपयोगी है।
इसमें आप बार-बार इस्तेमाल होने वाले टेक्स्ट को सेव कर सकते हैं और जरूरत पड़ने पर तुरंत जोड़ सकते हैं।
कैसे इस्तेमाल करें: Insert → Quick Parts → Save Selection to Quick Part Gallery.
Compare Documents
कई बार एक ही डॉक्यूमेंट के दो अलग-अलग Version होते हैं। ऐसे में दोनों के बीच हुए बदलावों को पहचानना मुश्किल हो सकता है।
Compare Documents फीचर की मदद से आप दो डॉक्यूमेंट की तुलना कर सकते हैं और उनमें हुए बदलाव देख सकते हैं।
कैसे इस्तेमाल करें: Review → Compare → Compare.
Track Changes
अगर आप किसी दूसरे व्यक्ति के साथ मिलकर डॉक्यूमेंट पर काम कर रहे हैं, तो Track Changes फीचर बहुत उपयोगी है।
यह डॉक्यूमेंट में किए गए बदलावों को रिकॉर्ड करता है। इससे आप देख सकते हैं कि किस जगह क्या बदलाव किया गया है।
कैसे इस्तेमाल करें: Review → Track Changes.
Remove Formatting
कई बार इंटरनेट से टेक्स्ट कॉपी करने पर उसमें अलग-अलग Font, Color और Formatting आ जाती है।
Remove Formatting की मदद से आप टेक्स्ट की अनावश्यक Formatting हटाकर उसे सामान्य रूप में ला सकते हैं।
कैसे इस्तेमाल करें: Home → Clear All Formatting.
Customize Quick Access Toolbar
Microsoft Word में कुछ फीचर्स का इस्तेमाल बार-बार करना पड़ता है। ऐसे में हर बार अलग-अलग टैब में जाकर उन्हें ढूंढना समय ले सकता है।
Quick Access Toolbar में आप अपने पसंदीदा विकल्प जोड़ सकते हैं, जैसे Save, Undo, Redo और Print.
इससे जरूरी फीचर्स तक पहुंचना आसान हो जाता है।
Auto Table of Contents
अगर आप बड़ी रिपोर्ट, प्रोजेक्ट या ई-बुक तैयार करते हैं, तो Table of Contents बनाना काफी जरूरी होता है।
Microsoft Word में आप Headings का इस्तेमाल करके अपने डॉक्यूमेंट की Table of Contents अपने आप तैयार कर सकते हैं।
कैसे इस्तेमाल करें:
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अपने डॉक्यूमेंट में Heading Styles लगाएं।
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References टैब खोलें।
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Table of Contents पर क्लिक करें।
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अपनी पसंद का Layout चुनें।
Restrict Editing
अगर आप चाहते हैं कि कोई दूसरा व्यक्ति आपके डॉक्यूमेंट में बदलाव न कर सके, तो Restrict Editing फीचर का इस्तेमाल कर सकते हैं।
इसकी मदद से आप डॉक्यूमेंट में Editing को सीमित कर सकते हैं और जरूरत पड़ने पर पासवर्ड भी लगा सकते हैं।
कैसे इस्तेमाल करें: Review → Restrict Editing.
Recover Unsaved Documents
कभी-कभी हम गलती से Microsoft Word बंद कर देते हैं और डॉक्यूमेंट सेव करना भूल जाते हैं।
ऐसी स्थिति में Recover Unsaved Documents फीचर आपकी मदद कर सकता है। इसकी मदद से कुछ अनसेव किए गए डॉक्यूमेंट वापस मिल सकते हैं।
कैसे इस्तेमाल करें:
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File पर क्लिक करें।
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Info में जाएं।
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Manage Document खोलें।
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Recover Unsaved Documents चुनें।
ध्यान दें कि रिकवरी की सुविधा उपलब्ध AutoRecover Settings और सेव हुए अस्थायी डेटा पर निर्भर करती है।
Microsoft Word को बेहतर तरीके से इस्तेमाल करने के फायदे
अगर आप ऊपर बताए गए फीचर्स का सही तरीके से इस्तेमाल करते हैं, तो आपको कई फायदे मिल सकते हैं:
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डॉक्यूमेंट बनाने में कम समय लगेगा।
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टाइपिंग और Formatting की गलतियां कम होंगी।
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बड़े डॉक्यूमेंट को मैनेज करना आसान होगा।
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ऑफिस और पढ़ाई से जुड़े काम तेजी से पूरे होंगे।
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डॉक्यूमेंट की सुरक्षा और Editing पर बेहतर नियंत्रण मिलेगा।
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Microsoft Word सिर्फ एक सामान्य Typing Software नहीं है, बल्कि इसमें कई ऐसे उपयोगी फीचर्स मौजूद हैं, जो आपके काम को आसान और तेज बना सकते हैं।
इस लेख में हमने Microsoft Word के 15 Hidden Settings और Features के बारे में जाना।
अगर आप नियमित रूप से MS Word का इस्तेमाल करते हैं, तो इन फीचर्स को जरूर आजमाएं।
इनकी मदद से आप अपना समय बचा सकते हैं और कम मेहनत में बेहतर डॉक्यूमेंट तैयार कर सकते हैं।
आपको Microsoft Word का कौन-सा फीचर सबसे ज्यादा उपयोगी लगा? हमें कमेंट में जरूर बताएं।
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