Microsoft Excel का इस्तेमाल आज ऑफिस, स्कूल, कॉलेज, बिजनेस और डेटा मैनेजमेंट जैसे कई कामों के लिए किया जाता है।
ज्यादातर लोग Excel में केवल सामान्य फॉर्मूला, टेबल और डेटा एंट्री का इस्तेमाल करते हैं।
लेकिन Excel में कुछ ऐसे उपयोगी फीचर्स भी मौजूद हैं, जिनके बारे में बहुत कम लोगों को जानकारी होती है।
अगर आप Excel का इस्तेमाल रोजाना करते हैं, तो ये 15 Hidden Tricks आपके काम को आसान और तेज बना सकती हैं।
इनकी मदद से आप कम समय में डेटा मैनेज कर सकते हैं और अपनी Productivity भी बढ़ा सकते हैं।
Microsoft Excel की 15 Hidden Tricks
Flash Fill से डेटा ऑटोमैटिक भरें
अगर आपके पास एक कॉलम में पूरा नाम है और आप First Name और Last Name अलग-अलग करना चाहते हैं, तो Flash Fill आपकी मदद कर सकता है।
कैसे इस्तेमाल करें?
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पहले एक सेल में उदाहरण के तौर पर नाम अलग करके लिखें।
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अगली सेल में जाएं।
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Ctrl + Eदबाएं। -
Excel अपने आप बाकी डेटा को उसी पैटर्न में भर देगा।
यह फीचर नाम, ईमेल और टेक्स्ट को व्यवस्थित करने में काफी उपयोगी है।
एक क्लिक में AutoSum लगाएं
अगर आपको किसी कॉलम या रो के नंबर का Total निकालना है, तो SUM Formula लिखने की जरूरत नहीं है।
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नंबरों के नीचे खाली सेल चुनें।
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Alt + =दबाएं। -
Excel अपने आप SUM Formula लगा देगा।
एक ही सेल में नई लाइन बनाएं
कई बार एक सेल में Address, Notes या अन्य जानकारी लिखते समय नई लाइन की जरूरत पड़ती है।
इसके लिए Alt + Enter दबाएं। इससे उसी सेल के अंदर नई लाइन शुरू हो जाएगी।
पूरी टेबल को तुरंत Select करें
अगर आपके पास बहुत बड़ा डेटा है, तो माउस से पूरा डेटा Select करने की जरूरत नहीं है।
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डेटा के अंदर किसी भी सेल पर क्लिक करें।
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Ctrl + Aदबाएं। -
Excel संबंधित डेटा रेंज को Select कर देगा।
खाली Cells को एक साथ खोजें
बड़ी Excel Sheet में खाली सेल ढूंढना मुश्किल हो सकता है।
इसके लिए:
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Ctrl + Gदबाएं। -
Special पर क्लिक करें।
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Blanks विकल्प चुनें।
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OK दबाएं।
अब आपके डेटा में मौजूद खाली Cells एक साथ Select हो जाएंगे।
Duplicate Data को हटाएं
अगर आपकी Excel Sheet में एक ही नाम, मोबाइल नंबर या रिकॉर्ड कई बार मौजूद है, तो Remove Duplicates फीचर इस्तेमाल करें।
Steps:
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अपना डेटा Select करें।
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Data Tab पर जाएं।
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Remove Duplicates पर क्लिक करें।
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संबंधित Columns चुनें।
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OK दबाएं।
Excel Duplicate Records को हटाने में मदद करेगा।
किसी भी डेटा को तुरंत Filter करें
अगर आपको हजारों Records में से किसी खास व्यक्ति या Product की जानकारी चाहिए, तो Filter का इस्तेमाल करें।
Ctrl + Shift + L दबाकर Filter चालू या बंद कर सकते हैं।
इसके बाद आप अपनी जरूरत के अनुसार डेटा को Filter कर सकते हैं।
Freeze Panes से Heading को हमेशा ऊपर रखें
बड़ी Excel Sheet में नीचे स्क्रॉल करने पर ऊपर की Heading दिखाई नहीं देती।
इस समस्या के लिए:
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View Tab पर जाएं।
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Freeze Panes चुनें।
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Freeze Top Row पर क्लिक करें।
अब नीचे स्क्रॉल करने पर भी आपकी पहली Row दिखाई देती रहेगी।
Format Cells को तुरंत खोलें
अगर आपको किसी सेल का Font, Border, Number Format या Alignment बदलना है, तो Right Click करने की जरूरत नहीं है।
सिर्फ Ctrl + 1 दबाएं।
इससे Format Cells की पूरी विंडो खुल जाएगी।
किसी भी सेल में Today’s Date डालें
अगर आप Daily Report या Attendance Sheet बनाते हैं, तो यह Shortcut काफी उपयोगी है।
– Ctrl + ; दबाएं।
इससे वर्तमान तारीख सेल में Insert हो जाएगी।
किसी काम को तुरंत Repeat करें
मान लीजिए आपने किसी सेल का Background Color बदला या कोई Formatting की। अब आपको वही काम दूसरी जगह भी करना है।
इसके लिए F4 दबाएं।
Excel आपका पिछला Action दोबारा कर सकता है। यह सुविधा कई बार दोहराए जाने वाले कामों में समय बचाती है।
सिर्फ Visible Cells को Copy करें
कई बार Filter लगाने के बाद आप केवल दिखाई देने वाले डेटा को Copy करना चाहते हैं, लेकिन Hidden Rows भी Copy हो जाती हैं।
इसके लिए:
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डेटा Select करें।
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Alt + ;दबाएं। -
अब
Ctrl + Cसे Copy करें।
इससे केवल Visible Cells Select होंगी।
TEXTSPLIT से टेक्स्ट को अलग करें
Excel 2024 और Microsoft 365 में TEXTSPLIT एक उपयोगी Formula है।
मान लीजिए A2 सेल में यह डेटा है:
Rahul, Mumbai, India
इसे अलग-अलग Cells में बांटने के लिए Formula लगाएं:
=TEXTSPLIT(A2,", ")
Excel इस टेक्स्ट को अलग-अलग Columns में बांट देगा।
UNIQUE Formula से Unique Records निकालें
अगर आपको किसी बड़ी लिस्ट में से Duplicate हटाकर केवल Unique Names या Products की लिस्ट चाहिए, तो UNIQUE Formula इस्तेमाल करें।
उदाहरण:
=UNIQUE(A2:A100)
यह Formula A2 से A100 तक के डेटा में से Unique Values की लिस्ट तैयार करेगा।
इसका फायदा यह है कि Source Data बदलने पर Result भी अपने आप Update हो सकता है।
FILTER Formula से अपनी पसंद का डेटा निकालें
मान लीजिए आपकी Excel Sheet में Employees के नाम और उनकी Salary मौजूद है।
आपको केवल ₹30,000 से ज्यादा Salary वाले Employees की जानकारी चाहिए।
इसके लिए Formula इस्तेमाल करें:
=FILTER(A2:B100,B2:B100>30000)
यह Formula केवल उन्हीं Records को दिखाएगा जिनकी Salary 30,000 से ज्यादा है।
FILTER और UNIQUE जैसे Dynamic Array Formulas Microsoft 365 और समर्थित Excel Versions में उपलब्ध हैं।
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Excel को स्मार्ट तरीके से इस्तेमाल करना सीखें
Microsoft Excel केवल Data Entry और सामान्य Calculations तक सीमित नहीं है।
इसमें कई ऐसे Hidden Features और Shortcuts मौजूद हैं, जिनकी मदद से आप अपने रोजाना के काम को काफी आसान बना सकते हैं।
इस ब्लॉग में बताई गई 15 Tricks को अपनी Excel Practice में शामिल करें।
शुरुआत में ये छोटी-छोटी चीजें लग सकती हैं, लेकिन जब आप रोजाना इनका इस्तेमाल करेंगे, तो आपका समय बचेगा और काम करने की Speed भी बेहतर होगी।
एक खास सलाह: अगर आप Excel में बेहतर बनना चाहते हैं, तो केवल Formulas याद करने के बजाय इन Features को Practical Data पर इस्तेमाल करके देखें।
उम्मीद है कि Microsoft Excel की ये 15 Hidden Tricks आपके लिए उपयोगी साबित होंगी।
अगर आप Excel का इस्तेमाल ऑफिस, बिजनेस या पढ़ाई के लिए करते हैं, तो इन Tricks को जरूर आजमाएं।
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